To ważne

Ubezpieczenie samochodu, a koszty w KPiR- jak zaksięgować auto?

Prowadzisz własną firmę? Posiadasz samochód lub przymierzasz się do jego kupna? W tym przypadku oczywiste jest to, że musisz wykupić również ubezpieczenie, bez którego nie będziesz poruszać się po krajowych drogach legalnie. Dodatkowo Twoje finanse będą bezpieczne, jeśli spowodujesz wypadek lub kolizję na drodze. Jak ubezpieczenie ma się jednak do prowadzenia działalności? Czy możesz zaksięgować ubezpieczenie samochodu w KPiR?

Przede wszystkim musisz wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych firmy, dodatkowo określając cel eksploatacji danego pojazdu. Auto może być używane wyłącznie na rzecz firmy, a także mieszanie, czyli równocześnie na rzecz firmy i prywatnie.

Polisę ubezpieczeniową możesz zaksięgować w Księdze Przychodów i Rozchodów. Dlaczego? Według prawa, jeżeli poniesione koszty mają prowadzić do pozyskania przychodów lub do zabezpieczenia ich źródła, można wpisać je do KPiR. Polisa ubezpieczeniowa zalicza się do owych kosztów.

Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w KPiR?

Prawdopodobnie wiesz, że podstawowymi dokumentami w przypadku prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów w kontekście wydatków są faktury VAT. Musisz jednak wiedzieć, że wykupując ubezpieczenie nie otrzymujesz takiego dokumentu, a więc wyjątkowo możesz zamiast faktury użyć polisy. Warto jednak zaznaczyć, że prawo pozwala na inne wyłączenia od tej reguły, jednak takowe dokumenty muszą spełniać określone warunki. Chodzi o informacje o podmiotach, między którymi dokonano transakcji, datę wystawienia i wykonania danej czynności, informację o tym, czego dotyczyła transakcja, a także podpisy wspomnianych wyżej podmiotów.

Trzeba wiedzieć, że kupując ubezpieczenie samochodu musisz wybrać sposób rozliczenia owych kosztów. Wyróżnia się dwie metody – kasową oraz memoriałową. W pierwszym przypadku nie jest ważny okres, przez jaki ubezpieczenie będzie ważne. Istotna natomiast jest data podpisania polisy z ubezpieczycielem. W tym przypadku również podaje się całość kwoty.

OC jest podpisywane na rok, a przez to prawie zawsze część wpłacanej kwoty obejmuje np. rok 2019, a część następny rok – 2020. Nie ma to jednak znaczenia w przypadku rozliczania kasowego.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku rozliczania memoriałowego. W związku z tą metodą kluczowe jest dokładne określenie, przez jaki okres dana polisa będzie działała.

Co to zmienia? Musisz wiedzieć, że stosując metodę memoriałową należy całość kwoty poświęconej na polisę podzielić na 12 równych części (ubezpieczenie trwa rok, a przedsiębiorca uzupełnia dokumentację raz w miesiącu). Jeżeli więc polisa kosztowała 1500 zł i została podpisana na początku lipca, to miesięcznie przedsiębiorca będzie musiał wpisywać koszt w wysokości 125 złotych. Warto jednak wiedzieć, że w tym przypadku 750 złotych (6 miesięcy) będzie wliczone do jednego roku, natomiast kolejne 750 do następnego.